Huishoudelijk Reglement

Het onderstaande Huishoudelijk Reglement is vastgesteld in de Algemene Vergadering van ZVV Zaandijk op 1 december 2020 en gewijzigd gepubliceerd op de website op 9 januari 2021.

De bepalingen uit dit Huishoudelijk Reglement zijn van toepassing per 2 december 2020.

Het originele exemplaar is ondertekend door leden van het Dagelijks Bestuur, in het archief opgenomen en gevoegd bij de originele Statuten.

Inhoudsopgave

Algemene bepalingen
Leden
Straffen
Financiën
Einde lidmaatschap
Bestuur
Commissies
Vergaderingen
Wedstrijden en trainingen
Communicatie en publiciteit
Archief
Slotbepalingen

Huishoudelijk Reglement ZVV Zaandijk

Algemene bepalingen

Artikel 1

De vereniging genaamd Zaandijkse voetbalvereniging Zaandijk, hierna te noemen ‘de vereniging’, is opgericht op 1 april 1917 en is gevestigd in Zaanstad.
Het huishoudelijk reglement, hierna te noemen ‘het reglement’, is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de Statuten van de vereniging.

Artikel 2

Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni.

Artikel 3

De vereniging heeft ten doel het doen beoefenen en het bevorderen van de voetbalsport, in al zijn verschijningsvormen, met uitzondering van de beroepsvoetbalsport.

Artikel 4

De kleuren van de vereniging zijn marineblauw en wit. De kleuren van het clubtenue zijn: shirt marineblauw, broek wit, kousen marineblauw.

Leden

Artikel 5

De vereniging bestaat uit categoriën leden:

a. ereleden,
b. leden van verdienste,
c. seniorenleden,
d. jeugdleden,
e. niet-spelende leden,
f. commissieleden,

alsmede uit de categorie donateurs.

Ereleden en leden van verdienste zijn zij die zich voor de vereniging gedurende tenminste 25 jaar respectievelijk tenminste 10 jaar op bijzondere wijze verdienstelijk hebben gemaakt en als zodanig volgens artikel 8 sub 1 zijn benoemd. In uitzonderlijke gevallen kan afgeweken worden van het genoemde aantal jaren.
Seniorenleden zijn zij die op 31 december van het verenigingsjaar 19 jaar of ouder zijn.
Jeugdleden zijn zij die op 31 december van het verenigingsjaar de leeftijd van 19 jaar nog niet hebben bereikt.
Niet-spelende leden zijn zij die niet wensen deel te nemen aan oefen-, beker- en competitiewedstrijden.
Commissieleden zijn zij die een functie bekleden binnen de vereniging en in die hoedanigheid lid zijn van de vereniging.
Donateurs zijn zij die door een financiële bijdrage het doel van de vereniging bevorderen.

Artikel 6

Aanmelding als lid en donateur geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een aanmeldingsformulier.
Voor minderjarige jeugdleden dient het formulier ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger.
Het hoofdbestuur *) kan vorderen, dat de juistheid van de persoonsgegevens door deugdelijke bewijzen wordt aangetoond.
Het hoofdbestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNVB.
Het hoofdbestuur treft passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking.

*) In de statuten ‘bestuur’ genoemd.

Artikel 7

Het hoofdbestuur kan weigeren een persoon als lid aan te nemen. De persoon of de wettelijk vertegenwoordiger wordt binnen 14 dagen na aanmelding schriftelijk door het hoofdbestuur over het besluit ingelicht.
Een persoon die niet als lid is aangenomen, kan op eigen verzoek alsnog door de eerstvolgende algemene vergadering worden. Tot dat moment blijft het hoofdbestuursbesluit van kracht.

Artikel 8

Ereleden en Leden van Verdienste worden door minstens 2/3e van de uitgebrachte geldige stemmen op de algemene vergadering daartoe benoemd.
Ereleden worden direct na benoeming opgenomen in de Galerij der Ereleden, tot aan uittreden of overlijden.
Ereleden hebben geen financiële verplichtingen tegenover de vereniging, doch hebben wel de in artikel 9 genoemde rechten van de leden.

Artikel 9

Buiten de rechten genoemd in artikel 5 van de statuten hebben leden, mits voldaan is aan het bepaalde in artikel 10 sub a, b en c, de volgende rechten:

a. het deelnemen aan trainingen en, indien daartoe gekozen, aan oefen-, beker- en competitiewedstrijden,
b. het bijwonen van bijeenkomsten van algemene aard,
c. het stemmen over personen en zaken,
d. het in algemene zin gebruik maken van faciliteiten en eigendommen van de vereniging.

2. Het genoemde in sub 1a geldt niet voor niet-spelende leden en commissieleden ten aanzien van wedstrijden.

3. Het genoemde in sub 1c geldt niet voor minderjarige jeugdleden.

Artikel 10

Buiten de verplichtingen genoemd in artikel 5 van de statuten, hebben leden de volgende verplichtingen:

a. het tijdig betalen van de contributie,
b. het tijdig betalen van de kosten van strafzaken die door de KNVB aan het lid zijn opgelegd,
c. het tijdig betalen van de bestuurlijke boete genoemd in artikel 12 lid 1b,
d. het betalen van schadevergoeding in geval van het veroorzaken van schade aan verenigingseigendommen door onzorgvuldig gebruik; dit ter beoordeling van het hoofdbestuur,
e. het naleven van de reglementen van de KNVB en de vereniging, alsmede van de door het hoofdbestuur en de commissies gegeven voorschriften en richtlijnen,
f. het zorgvuldig en naar behoren gebruiken van de verenigingseigendommen bij deelname aan trainingen, wedstrijden en andere activiteiten,
g. het uitvoeren van de op grond van artikel 22 lid 4 door het bestuur vastgestelde clubdiensten.

Artikel 11

Jaarlijks organiseert het hoofdbestuur een speciale bijeenkomst tijdens de algemene vergadering waarbij leden, die gedurende 25, 40, 50, 60 of 70 aaneengesloten jaren als lid bij de vereniging zijn ingeschreven, worden gehuldigd. De jubilarissen ontvangen een bij het jubileum behorende onderscheiding.

Straffen

Artikel 12

Het hoofdbestuur kan, overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van de statuten, de volgende straffen opleggen:

a. Berisping o/g waarschuwing
b. bestuurlijke boete van minimaal € 10,- en maximaal € 50,-
c. uitsluiting van wedstrijden
d. schorsing
e. royement

2. De straf genoemd onder lid 1b wordt opgelegd bij het niet-nakomen van een clubdienst, zoals genoemd in artikel 22 lid 4.

3. Het betrokken lid kan bij het hoofdbestuur schriftelijk beroep aantekenen tegen de straffen genoemd in lid 1d en 1e. Dit beroep wordt ter handhaving of vernietiging door het hoofdbestuur voorgelegd aan de eerstvolgende algemene vergadering. Hangende het beroep blijft het hoofdbestuursbesluit van kracht.

Financiën

Artikel 13

De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

a. Contributies van de leden,
b. Donaties van de donateurs,
c. Ontvangsten uit wedstrijden,
d. Andere inkomsten.

Artikel 14

De contributie- en donatiebedragen worden jaarlijks per categorie van leden en donateurs ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
De goedkeuring van de algemene vergadering is niet vereist ingeval de contributie- en donatiebedragen alleen worden aangepast overeenkomstig de Consumentenprijsindex.
Per leden- en donateurscategorie, zoals genoemd in artikel 5 lid 1, wordt de hoogte van de verschuldigde contributie- en donatiebedragen bepaald op 1 juli van het betreffende verenigingsjaar.
De betaling van de contributie over het gehele verenigingsjaar geschiedt door middel van automatische afschrijving van bank- of girorekening aan het begin van het verenigingsjaar of daarna bij latere aanmelding dan 1 juli.
Bestuurlijke boetes op grond van artikel 12 en boetes voortvloeiende uit strafzaken van de KNVB worden direct na kennisgeving door het hoofdbestuur, automatisch geïncasseerd.
Op schriftelijk verzoek aan het hoofdbestuur kan afgeweken worden van het bepaalde in lid 4 en 5.

Artikel 15

Leden en donateurs die zich op of na 1 juli van het verenigingsjaar aanmelden, zijn direct na toetreding contributie verschuldigd. Bij aanmelding voor 1 januari is de volledige jaarcontributie verschuldigd. Bij aanmelding na 1 januari wordt de contributie naar rato voor het aantal resterende maanden in rekening gebracht.
Leden die na 1 juli van het verenigingsjaar uittreden, zijn, met inachtneming van het onder lid 1 gestelde, de contributie over het gehele verenigingsjaar verschuldigd.
Op schriftelijk verzoek aan het hoofdbestuur kan afgeweken worden van het bepaalde in lid 2.

Artikel 16

De penningmeester van de vereniging draagt zorg voor de goede gang van zaken rond het beheer van alle geldmiddelen in de vereniging.
De penningmeester onderhoudt op geregelde tijden contact met penningmeesters van commissies en met anderen die verenigingsgelden in beheer hebben.

Artikel 16a

Het hoofdbestuur stelt zich niet aansprakelijk leden financieel te steunen bij een door hen overkomen ongeval van welke aard dan ook.
Het hoofdbestuur kan aan leden die trainingen verzorgen en elftallen begeleiden, financiële en materiële vergoedingen verstrekken, overeenkomstig wettelijke bepalingen en vastgestelde normen en voorwaarden van de KNVB.

Einde lidmaatschap

Artikel 17

Onverminderd het bepaalde in artikel 10 van de statuten eindigt het lidmaatschap door schriftelijke opzegging bij de ledenadministratie door senioren- en jeugdleden die in een team zijn ingedeeld, aan het einde van het verenigingsjaar.
Op schriftelijk verzoek aan het hoofdbestuur kan afgeweken worden van het bepaalde in het voorgaande lid.

Bestuur

Artikel 18

Het hoofdbestuur bestaat uit:

a. voorzitter, secretaris, penningmeester,
b. een vertegenwoordiger namens de seniorencommissie,
c. een vertegenwoordiger namens de jeugdcommissie,
d. een vertegenwoordiger namen de damescommissie,
e. een vertegenwoordiger namens de voetbaltechnische commissie,
f. een vertegenwoordiger namens de kantinecommissie.

2. Het dagelijks bestuur bestaat uit de in lid 1a genoemde functies.

Artikel 19

Hoofdbestuursleden worden gekozen uit meerderjarige leden en hebben zitting voor een periode van drie jaar, waarna zij aftreden doch terstond herkiesbaar zijn.
Leden van het dagelijks bestuur, zijnde voorzitter, secretaris en penningmeester, worden in functie gekozen.
Een hoofdbestuurslid wordt door de algemene vergadering bij meerderheid van stemmen gekozen.
Hoofdbestuursleden mogen een functie uitoefenen en een commissie vertegenwoordigen na overlegging van een actuele en geldige Verklaring omtrent gedrag (VOG).
Een hoofdbestuurslid is niet meer herkiesbaar na drie volledige zittingsperioden van drie jaar en treedt dientengevolge af.
In bijzondere gevallen kan een hoofdbestuurslid in afwijking van lid 5, herkozen worden na de genoemde termijn.
De driejaarlijkse zittingsperioden van hoofdbestuursleden worden per functie en vertegenwoordiger vastgesteld aan de hand van een zogeheten aftreedschema.

Artikel 20

De in artikel 18 lid 1 genoemde vertegenwoordigers worden voorgedragen door de betreffende commissies.
Leden van het dagelijks bestuur, alsmede de vertegenwoordiger namens de kantinecommissie, staan ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel.

Artikel 21

Indien een lid van het dagelijks bestuur in de loop van de zittingsperiode zijn of haar functie moet neerleggen, wordt een ander lid van het dagelijks bestuur met de tijdelijke waarneming belast.
Indien een vertegenwoordiger van de in artikel 18 lid 1 genoemde commissies in de loop van de zittingsperiode zijn of haar functie moet neerleggen, wordt een ander lid van de desbetreffende commissie met de tijdelijke waarneming belast.

Artikel 22

Het hoofdbestuur is belast met de uitvoering van genomen besluiten, alsook met de handhaving van regels en bepalingen van de KNVB, uit de statuten en dit reglement, alsmede van alle andere regels, voorschriften en richtlijnen.
Het hoofdbestuur is belast met het op orde brengen van het terrein en de accommodaties bij wedstrijden en trainingen, rekening houdend met de geldende voorschriften van de KNVB en de vereniging en de bevoegdheden van de consul.
Het hoofdbestuur is belast met het op orde brengen van en het toezicht houden op alle faciliteiten en eigendommen van de vereniging.
Het hoofdbestuur kan bij het uitvoeren van het genoemde in lid 1, 2 en 3 de hulp inroepen van leden, alsmede namens jeugdleden de wettelijk vertegenwoordigers, door vaststelling van zogeheten clubdiensten.
Het dagelijks bestuur is belast met voormelde uitvoeringen en handhaving ten aanzien van de vereniging, rekening houdend met besluiten op grond van artikel 23 en artikel 25 lid 1.
De vertegenwoordigers van de commissies, genoemd in artikel 18 lid 1, zijn belast met voormelde uitvoeringen en handhaving ten aanzien van de onderscheiden commissies en afdelingen, rekening houdend met besluiten op grond van artikel 23 en artikel 25 lid 1.

Artikel 23

Het hoofdbestuur stelt een organisatieschema vast, alsmede een taakomschrijving voor de leden van het hoofdbestuur.
Organisatieschema en taakomschrijving alsmede wijzigingen worden ter kennis gebracht van commissies en leden.

Commissies

Artikel 24

De algemene vergadering kiest jaarlijks een kascommissie, overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 lid c van de statuten.
Deze kascommissie handelt overeenkomstig de bepalingen van de statuten onder artikel 18.

Artikel 25

Het hoofdbestuur kan, op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 5 van de statuten, haar taken of een deel van haar taken mandateren aan vaste zogeheten kerncommissies voor:

a. senioren,
b. jeugd,
c. dames,
d. beheer kantine en
e. voetbaltechnische zaken.

2. Het hoofdbestuur kan commissies instellen die de behartiging van specifieke taken in de vereniging opgedragen krijgen, waar onder:

a. wedstrijdsecretariaat
b. ledenadministratie
c. beheer accommodatie
d. communicatie en publiciteit
e. sponsoring
f. beheer wedstrijd- en trainingsmaterialen
g. amusement
h. ledenwerving
i. beheer archief
j. scheidsrechterszaken
k. coördinatie vrijwilligersdiensten

3. Het hoofdbestuur kan werkgroepen instellen die tijdelijk een speciaal belang nastreven. In deze werkgroepen kunnen, in verband met het specialistische karakter van de werkgroep, ook niet-leden worden opgenomen.

4. Het hoofdbestuur kan een zogeheten vertrouwenscontactpersoon aanstellen die, in verband met het neutrale, strikt vertrouwelijke en specialistische karakter van de functie, geen lid is van het hoofdbestuur, noch van een commissie of werkgroep.

Artikel 26

Kerncommissies, genoemd in artikel 25 lid 1, benoemen uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, mits daartoe door het hoofdbestuur gemandateerd.
Commissies en werkgroepen, genoemd in artikel 25 lid 2 en lid 3, benoemen uit hun midden een coördinator.
Een coördinator is namens de commissie of de werkgroep, genoemd in artikel 25 lid 2 en 3, verantwoording verschuldigd aan een lid van het hoofdbestuur.
Kerncommissies, genoemd in artikel 25 lid 1, stellen een organisatieschema vast, alsmede een taakomschrijving van haar kerncommissieleden.
Leden van kerncommissies, waar onder trainers, coaches en leiders, die te maken hebben met jeugdleden, dienen voor aanstelling een actuele en geldige Verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen.
De vertrouwenscontactpersoon:

a. is neutraal aanspreekpunt voor alle leden aangaande klachten en incidenten die te maken hebben met seksuele en andere vormen van intimidatie of ongewenst gedrag,
b. draagt actief en preventief bij aan een veilig sportklimaat binnen de vereniging,
c. heeft in beginsel geen meldplicht aan de voorzitter van het dagelijks bestuur, tenzij het een zodanig incident betreft dat het belang van de vereniging in het geding is, dan wel aangifte bij de politie aan de orde is.
d. rapporteert jaarlijks aan de voorzitter van het dagelijks bestuur over het aantal en de aard van klachten.

Vergaderingen

Artikel 27

Vergaderingen worden onderscheiden in:

a. Algemene vergadering
b. Hoofdbestuursvergadering
c. Commissievergadering
d. Werkgroepvergadering

Artikel 28

De algemene vergadering vindt twee maal per verenigingsjaar plaats, een in het najaar en een in het voorjaar.
De algemene vergadering oefent de ‘wetgevende macht’ uit, onverminderd de bevoegdheid bij dit reglement aan het hoofdbestuur toegekend en met inachtneming van wat ten aanzien van de algemene vergadering geregeld is in de statuten.
De stemming in algemene en hoofdbestuursvergaderingen vindt plaats overeenkomstig de betreffende artikelen van de statuten.

Artikel 29

Hoofdbestuurs- en kerncommissievergaderingen vinden tenminste een keer per twee maanden plaats.
In hoofdbestuurs- en kerncommissievergaderingen kunnen alleen dan geldige besluiten genomen worden, indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is en met inachtneming van wat ten aanzien van de besluitvorming is geregeld op grond van artikel 25 lid 1 en in de statuten.

Artikel 30

Vergaderingen van commissies en werkgroepen, genoemd in artikel 25 lid 2 en 3, kunnen geen besluiten nemen, tenzij daartoe door het hoofdbestuur gemachtigd.

Artikel 31

Van hoofdbestuurs- en kerncommissievergaderingen wordt een verslag opgemaakt, waarvan een afschrift bij de secretaris van het dagelijks bestuur wordt aangeleverd.
Kerncommissies zorgen ervoor dat een seizoenverslag uiterlijk een maand voor de algemene vergadering bij de secretaris van het dagelijks bestuur wordt aangeleverd.

Wedstrijden en trainingen

Artikel 32

De organisatie rond wedstrijden, toernooien en andere activiteiten van de vereniging is een taak van het hoofdbestuur, met dien verstande dat:

a. de organisatie van het wedstrijdprogramma en wedstrijdformaliteiten in handen is van de wedstrijdsecretaris,
b. het hoofdbestuur door aanstelling van bestuursdiensten bij de organisatie rond wedstrijden de hulp kan inroepen van leden van de jeugd-, dames- en seniorencommissies en overige leden.

2. De organisatie rond trainingen is in handen van de voetbaltechnische commissie, behoudens de organisatie rond trainingen van de seniorenselecties vrouwen en mannen.

3. De organisatie rond trainingen van de seniorenselecties is in handen van de hoofdtrainers.

Artikel 33

De senioren-, jeugd- en damescommissies dragen zorg voor samenstelling van de onder die commissies vallende teams.
De voetbaltechnische commissie draagt mede zorg voor de samenstelling van onder de jeugdcommissie vallende teams.
De hoofdtrainers dragen zorg voor de samenstelling van de selectie-elftallen.

Artikel 34

Rond wedstrijden van senioren-, jeugd- en damesteams zijn de trainer, leider en aanvoerder de vertegenwoordigers van de vereniging voor, tijdens en na afloop van wedstrijden.
De aanvoerder wordt in overleg met het team aangewezen door de betreffende commissie en door de hoofdtrainers.
De leider, trainer en aanvoerder dragen voor, tijdens en na wedstrijden zorg voor gedrag van het team en de leden van het team overeenkomstig de regels van de KNVB, de statuten, dit reglement en voorschriften en richtlijnen van het hoofdbestuur, waar onder de gedragscode van de vereniging.
De leden van het team zijn verplicht de aanwijzingen van de leider, trainer en aanvoerder op te volgen.
De leider, trainer en aanvoerder dragen zorg voor een juiste, volledige en tijdige afhandeling van de wedstrijdformaliteiten overeenkomstig de bepalingen van de KNVB.

Communicatie en publiciteit

Artikel 35

De secretaris van het dagelijks bestuur draagt zorg, met inachtneming van artikel 6 lid 5, voor de interne en externe communicatie en publiciteit in overleg met het hoofdbestuur, de commissies en werkgroepen.
De secretaris kan publicaties weigeren, indien de inhoud en strekking in strijd is met artikel 6 lid 5 en in het algemeen het belang van de vereniging schaadt.

Archief

Artikel 36

Het archief bevat alle voor de vereniging waardevolle digitale en fysieke stukken en beeldmateriaal, waar onder tenminste de notulen van algemene vergaderingen en vergaderingen van het hoofdbestuur, alle door de kascommissie goedgekeurde boekhoudingen, officiële exemplaren van de statuten en het huishoudelijk reglement, vijfjaarlijkse ledenlijsten, alle historische edities van clubblad De Blauwwitter en alles wat het hoofdbestuur verder waardevol acht.
Het archief wordt, met inachtneming van artikel 6 lid 5, beheerd door de secretaris die zich door andere leden kan laten bijstaan.
Periodiek rapporteert de secretaris welke zaken van (historisch) belang zich in het archief bevinden, dan wel waarmee het archief is aangevuld.

Slotbepalingen

Artikel 37

Door toetreding verklaart ieder lid van de vereniging zich te houden aan de bepalingen van het huishoudelijk reglement, regels en andere bepalingen, alsmede aan de wijzingen die hierin aangebracht worden.

Artikel 38

De algemene vergadering van de vereniging kan met tenminste 2/3e van de uitgebrachte stemmen dispensatie verlenen aan de voorschriften van dit huishoudelijk reglement en aan alle andere gemaakte en te maken bepalingen.

Artikel 39

Het hoofdbestuur beoordeelt vijfjaarlijks de noodzaak tot het aanpassen van de bepalingen van dit reglement in verband met gewijzigde omstandigheden en gebruiken in de vereniging en wettelijke regelingen. Zo nodig wordt de algemene vergadering een voorstel tot wijziging van het reglement gedaan.
Eveneens vijfjaarlijks kunnen leden voorstellen tot wijziging van het reglement bij de secretaris indienen.
Dringende wijzigingen van het reglement kunnen op voorstel van het bestuur of op voorstel van leden zo nodig jaarlijks in een eerstvolgende algemene vergadering in behandeling worden gebracht.
Voorstellen tot wijziging van het reglement moeten 2/3e van de uitgebrachte geldige stemmen op zich verenigen.

Artikel 40

De statuten en het huishoudelijk reglement zijn voor ieder lid ter inzage op de website van de vereniging. Een schriftelijk exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement kan kosteloos bij de secretaris aangevraagd worden.

Artikel 41

In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het hoofdbestuur. Het hoofdbestuur is daarover verantwoording schuldig aan de algemene vergadering.

——————————